تعد الإدارة الدقيقة للوقت عاملاً مهماً في تعزيز نجاح هياكل الشركات وكذلك الأفراد. يمكن أن تؤدي الإدارة غير السليمة للوقت إلى فقدان الكفاءة والأداء في سير العمل.
إذن، كيف يمكن استغلال الوقت الذي لا يمكن إصلاحه بأفضل طريقة في الأعمال التجارية؟

في هذه المقالة، سنشرح أهمية إدارة الوقت وما يجب القيام به لإدارة الوقت بشكل فعال.

يتطلب بقاء واستمرار الأعمال في بيئة شديدة التنافس استخداماً فعالاً للموارد. تعتبر الإدارة الفعالة للوقت، والتي توصف بأنها "المورد الأكثر تفرداً"، والتي تزيل العوائق التي تحول دون الوصول للهدف، أداة قوية لزيادة الإنتاجية والأداء.
ما هي إدارة الوقت؟

يمكن أن يؤدي عدم استخدام الوقت بشكل صحيح إلى الإجهاد، وهو ما يؤدي إلى العديد من الاضطرابات الجسدية أو النفسية. عندئذٍ، من الضروري الاستفادة القصوى من كل ساعة، حتى كل ثانية من الوقت.

تشير إدارة الوقت إلى عملية التقييم هذه. فيمكننا تعريف إدارة الوقت على أنها تنظيم كيفية تخصيص الوقت بين أنشطة معينة. بمعنى آخر، تعني إدارة الوقت التصرف وفقاً للجدول الزمني المحدد من خلال التخطيط للقيام بمزيد من العمل في وقت أقل.

ما الذي يجب فعله لإدارة الوقت بشكل فعال في انجاز الأعمال؟

هناك العديد من الأسباب التي تعزز إدارة الوقت بشكل غير لائق للموظفين. وهذه هي؛ عدم القدرة على قول لا أو الرفض، وعدم وجود ترتيب لجدول الأعمال، التقديرات الزمنية الخاطئة، وعدم تفويض السلطة، وعدم القدرة على اتخاذ القرارات، وعدم الكفاءة في إتقان تقنيات القراءة السريعة التي تمنع الإدارة الفعالة للوقت.

إدارة الوقت

الإدارة غير الدقيقة للوقت يمكن أن تعني فوات المواعيد، ومستويات عالية من التوتر، ونوعية عمل رديئة، وسمعة مهنية متدنية.
في عالم العولمة، تزداد أهمية إدارة الوقت في الأعمال التجارية في بيئة منافسة شرسة.

بالنظر إلى أن العمل هو عمل متقن ولن يكون من الأعمال الغير ضرورية، هنا ستكون التكلفة عالية بسبب إدراك أنه لا يمكن تخزين الوقت أو إعادة تدويره، لذلك من المهم القيام بادارة الوقت بشكل صحيح وعن طيب خاطر.
ومن أجل تخصيص الوقت المناسب لاغتنام الحدث الصحيح، يجب اتباع الخطوات التالية :

1- وضع أهداف قابلة للقياس والتحقيق وموجهة نحو النتائج

2- تحديد الوظيفة الأكثر أهمية أو إلحاحاً، وإذا أمكن، فوض المهام غير المهمة إلى المرؤوسين وتحديد أولويات المهام العاجلة

3- القدرة على القيام بالعمل في الوقت المحدد من خلال تحديد مهلة زمنية

4-  تنقية العقل لإعادة تحفيزه مع أخذ استراحات قصيرة

5-  في نهاية يوم العمل ، فكر فيما يجب القيام به في اليوم التالي وقم بتدوين الملاحظات.

تعني إدارة الوقت في الأعمال أيضاً تعزيز السمعة المهنية.
بشكل عام، يتم إعطاء التحذيرات التالية للموظفين من أجل الإدارة الفعالة للوقت: تحديد الهدف وتنظيم قائمة المهام، والتخطيط ليوم العمل بكفاءة، وعدم المماطلة، والتحكم في الانقطاعات، وتحديد الأولويات، وإدارة الاجتماعات بشكل صحيح، وتفويض السلطة.

ادارة الوقت بفاعليةيمكن أن يكون وضع خطة عمل وفقاً للوقت البيولوجي في إدارة الوقت فعالاً أيضاً على الإنتاجية. ليكن نظام الساعة البيولوجية كالتالي:

06.45  - يبدأ ارتفاع ضغط الدم

07.30  - ينتهي إفراز الميلاتونين

10.00 - يصل الاهتمام إلى أعلى مستوى له

14.30 - قدرة التنسيق تصل إلى أعلى مستوى لها

17.00 - يصل قوة العضلات إلى أعلى مستوى لها

18.30 - يصل ضغط الدم إلى أعلى مستوياته

19.00 - تصل درجة حرارة الجسم إلى أعلى مستوى لها

21.00 - يبدأ إفراز الميلاتونين

إن اتخاذ القرارات الصحيحة بشأن كيفية استخدامنا لوقتنا هو أكثر أهمية من القيام بأي عمل حوله بكفاءة. الأشخاص الناجحون ليس لديهم وقت أكثر منا، بل إنهم يستخدمون الوقت بشكل فعال.

دليل إدارة الوقت

مثل جميع الموارد الأخرى، يعد الوقت خاصية قابلة للاستخدام ويمكن استغلالها. مفهوم استغلال الوقت يعني أن أولئك الذين يعرفون كيف يقضونه شيئاً فشيئاً مع ايمانهم بأن لديهم ما يكفي، هم أندر من أولئك الذين يهتمون باستغلاله بالشكل الصحيح.

 

وسائل التواصل الاجتماعي

تابع مهاب أيوب
للحصول على رؤيته الملهمة في عالم ريادة الأعمال